¿Cómo se elabora un inventario? Tres recomendaciones útiles

- El Inventario de Mercancías: los bienes de la empresa que compra y vende. Se mostrarán todas las mercancías para la Venta, en cuentas separadas, las mercancías en camino, las dadas en consignación.

-Inventario de Productos Terminados: lo adquirido por la empresa, manufacturas, mercaderías, que transforma para su venta ya como producto elaborado.

-Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: lo adquirido por las empresas manufactureras, se cuantifica teniendo en cuenta cantidad de materiales, gastos de fábrica, mano de obra.

-Inventario de Materias Primas: los materiales para la elaboración de los productos sin que éstos hayan recibido procesamiento.

• Inventario de Suministros de Fábrica: con estos materiales se elaboran los productos y se cuantifican de manera exacta, pueden ser pintura, clavos, combustibles, lubricantes.

Pero además las empresas cuentan con otros bienes a inventariar, su documentación, que refleja toda la actividad de la empresa. La documentación es testimonio del quehacer diario y es resorte de derechos y de su identidad.

• La documentación se inventaría por medio del proceso previo de la organización. La organización de la documentación, los documentos se separan en clases, que se identificarán con las distintas funciones y organismos. Una clasificación orgánica funcional debe ser capaz de reconstruir la institución funcionando en el día a día.

Primero se establecen clases, las clases se dividirán en subclases y éstas en series y subseries, que vendrán a agrupar tipos documentales, hasta descender al nivel inferior llegando a la unidad documental, que puede ser simple, representada por el documento; o compuesta, representada por el expediente.

• La ordenación: El orden que dentro de cada sección, subsección, serie o subserie adquiera la documentación puede seguir criterios cronológico (fecha); topográfico (lugar); alfabético (nombres).

• El inventario se puede hacer de forma manual y se reflejará en fichas y en un cuadro de clasificación, retrato de la institución o en libro inventario.

• Puede también hacerse informáticamente, elaborando bases de datos que describan documentación, archivo, secciones, series, tipologías documentales; que incluyan planos, mapas, fotografías; que cuantifiquen la totalidad de lo descrito y lo que queda por describir; que identifiquen los tiempos de transferencia con inventarios en Excel o en Acces, etc.

• Otra forma de inventariar es mediante mapa en el depósito identificando el cuadro de clasificación con las estanterías y compactos, identificando la documentación y los lugares.