Reuniones empresariales: consejos para coordinar los puntos más importantes

Las reuniones empresariales tienen como objetivo el llegar a un acuerdo común entre los asistentes a la reunión. Para conseguir tal fin, es necesario la preparación de aquella de modo detallado y fijar las pautas a seguir durante el trascurso de la reunión.

Reuniones de empresa

Las reuniones empresariales consisten en el agrupamiento de directivos o empleados en general, para discutir y acordar determinadas decisiones necesarias para la mejor gestión de la empresa. Para que el transcurso de la reunión sea el idóneo, se deben seguir una serie de pautas indispensables para llegar a un consenso lo antes posibles, y que el acuerdo alcanzado sea el más efectivo para el devenir de la entidad. Para ello, en los distintos tipos de reuniones en una empresa deben estructurarse en profundidad tanto en la fase de preparación como en el desarrollo de las mismas.

Fases de la reunión

De acuerdo con lo mencionado en el párrafo anterior, en cada una de las dos fases de la reunión -preparación y desarrollo- deberá especificarse: - Preparación: elegir los temas específicos a desarrollar, preparar la información y documentos que servirán de base, determinar el número de asistentes a la reunión y fijar el tiempo de duración de la misma evitando su alargamiento y la celebración de segundas reuniones. - Desarrollo: preguntas abiertas, enumeración de los puntos a tratar, conclusiones a las que se llega, preguntas cerradas y reformulaciones y aclaración de dudas o preguntas generales.

Consejos para coordinar reunión

Algunas táctica empresarial para coordinar eficientemente las reuniones empresariales son: - Preparar toda la documentación de la reunión así como los puntos a tratar durante el transcurso de ella. - Conocer a los asistentes. - Estructurarse las pautas que se van a seguir durante el desarrollo de la reunión (exposición de motivos, participación de cada uno de los asistentes, orden y tiempo de intervención, exposición final, etc.). - Dejar constancia de las intervenciones y las ideas aportadas durante la reunión. - Mantener el orden. Como punto final, habrá que contar con el materia necesario que sirva de apoyo al desarrollo de la reunión, tal como proyectores, material de escritura, ordenador con conexión a internet, etc.