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¿Cómo se hacen las facturas digitales?
Onofre Muñoz
Para hacer facturas digitales deberán ser firmadas electrónicamente a través del certificado digital. Estas podrán emitirse en formato PDF, EDIFACT o XML. La gran ventaja de la facturación digital frente a la tradicional es el ahorro en espacio y tiempo que aquella supone.
Factura electrónica
La factura electrónica o también llamada factura digital o e-factura, es un documento electrónico que cumple los mismos requisitos legales que la factura tradicional, garantizando su autenticidad e integridad.
De este modo, la facturación digital permite realizar su sustitución por las facturas en soporte papel, con el fin de reducir el espacio físico que estas últimas ocupan. Así, las e-facturas podrán transferirse y almacenarse en cualquier tipo de soporte digital.
Para que la factura digital sea legal al cien por cien, deberá emitirse y guardarse en el lugar deseado, posteriormente tendrá que firmarse mediante el denominado certificado digital, sin este, la factura carecerá de valor por si sola.
Entre los beneficios ofrecidos por la facturación electrónica destacan:
- Ahorro en gasto de papel.
- Facilidad añadida en el proceso de auditoría.
- Eliminación de espacios en el almacenaje.
- Procesos administrativos más eficaces y rápidos.
- Menor probabilidad de sufrir falsificaciones.
- Mayor seguridad.
- Mayor rápidez a la hora de buscar documentos.
En el caso particular de España, las facturas en forma digital vienen reguladas principalmente por la Directiva 115/2001, no obstante, también se hacen mención en el Real Decreto 1496/2003 y en el Real Decreto 87/2005, entre otros.
¿Cómo se hacen las facturas digitales?
A la hora de realizar las facturas digitales, como se mencionaba anteriormente, es requisito indispensable la firma con el certificado digital. Por otro lado, según el formato estas podrán ser: - PDF: Con el fin de evitar su manipulación el formato PDF es el más habitual y suele utilizarse para su envío a otras empresas o particulares. - EDIFACT: Cuando el envío se realizar entre ordenadores de forma automática. - XML: Un formato que al igual que el anterior se realizar de modo automático entre ordenadores. Por tanto, la facturación digital se ha convertido en una de las prioridades de las empresas, por su gran número de ventajas frente a las facturas tradicionales, entre las que destaca el ahorro de espacio y de tiempo.
