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Tres ideas para una organización eficaz de los archivos
Patricia Fernandez
Cuando se manejan grandes cantidades de archivos, es fundamental mantener un orden, para su rápida localización y acceso. Esta recomendación, es aplicable a archivos de datos en formato de papel y archivos informáticos. Evidentemente la gestión de archivos será diferente para cada caso, pero en este artículo, se expondrán algunas formas de mantenerlos ordenados y a mano, con ayuda del ordenador.
Clasificación de los archivos por varios criterios
En primer lugar, se debe clasificar y ordenar los archivos por varios criterios. Algunas ideas, podrían ser estas : Utilizar elementos diferenciadores para su localización, tales como : Colores: una idea muy útil para localizar y diferenciar un fichero determinado, de entre otros muchos, es personalizar los tipos de carpetas que los contienen, con colores diferentes. Por ejemplo, se podría asignar el color rojo para los archivos pendientes, y el color verde para los archivos antiguos. Dependiendo de en cuantas categorías se quieran archivar los documentos, se podrán utilizar más o menos colores. Iconos: otra idea de clasificación y localización rápida de un archivo, es crear iconos identificativos, que ayuden a su búsqueda. Nombres que identifiquen el archivo, de manera que su localización se pueda efectuar de manera manual o automática, gracias al buscador de archivos de Windows. Si hay archivos similares dentro de la misma categoría, lo recomendable es escribir el nombre y la fecha, por ejemplo. Separar por tipo, se debe separar los archivos personales de los profesionales, para facilitar su localización. Usar accesos directos, también es muy útil para acceder directamente a los archivos y evitar largos tiempos de búsqueda.
Crear copias
Una práctica muy útil, y a la vez muy sencilla, es crear copias de un determinado archivo, que encaje en varias categorías. Esta idea, además de facilitar su búsqueda, también garantiza la vida del archivo, si en alguna de las otras carpetas se llegara a destruir. Además, el hecho de crear copias, permite conservar el archivo original y poder hacer modificaciones de éste sin que afecte a la estructura del archivo original.
Agregar tags o etiquetas a los archivos
Por último, pero no menos importante es el sistema de localización de archivos mediante la asignación de etiquetas a cada uno de ellos, que identificarán el tipo de archivo deseado de forma más rápida y eficiente. Se trata de un sistema indicado especialmente, para cuando no se puede cambiar el nombre del archivo, por el motivo que sea. La inserción de estas etiquetas es una forma muy acertada de distinguirlas.
