No se ha registrado? Crear un OverBlog!

Crear mi blog

Tres ideas para una organización eficaz de los archivos

Cuando se manejan grandes cantidades de archivos, es fundamental mantener un orden, para su rápida localización y acceso. Esta recomendación, es aplicable a archivos de datos en formato de papel y archivos informáticos. Evidentemente la gestión de archivos será diferente para cada caso, pero en este artículo, se expondrán algunas formas de mantenerlos ordenados y a mano, con ayuda del ordenador.

Clasificación de los archivos por varios criterios

En primer lugar, se debe clasificar y ordenar los archivos por varios criterios. Algunas ideas, podrían ser estas : Utilizar elementos diferenciadores para su localización, tales como : Colores: una idea muy útil para localizar y diferenciar un fichero determinado, de entre otros muchos, es personalizar los tipos de carpetas que los contienen, con colores diferentes. Por ejemplo, se podría asignar el color rojo para los archivos pendientes, y el color verde para los archivos antiguos. Dependiendo de en cuantas categorías se quieran archivar los documentos, se podrán utilizar más o menos colores. Iconos: otra idea de clasificación y localización rápida de un archivo, es crear iconos identificativos, que ayuden a su búsqueda. Nombres que identifiquen el archivo, de manera que su localización se pueda efectuar de manera manual o automática, gracias al buscador de archivos de Windows. Si hay archivos similares dentro de la misma categoría, lo recomendable es escribir el nombre y la fecha, por ejemplo. Separar por tipo, se debe separar los archivos personales de los profesionales, para facilitar su localización. Usar accesos directos, también es muy útil para acceder directamente a los archivos y evitar largos tiempos de búsqueda.

Crear copias

Una práctica muy útil, y a la vez muy sencilla, es crear copias de un determinado archivo, que encaje en varias categorías. Esta idea, además de facilitar su búsqueda, también garantiza la vida del archivo, si en alguna de las otras carpetas se llegara a destruir. Además, el hecho de crear copias, permite conservar el archivo original y poder hacer modificaciones de éste sin que afecte a la estructura del archivo original.

Agregar tags o etiquetas a los archivos

Por último, pero no menos importante es el sistema de localización de archivos mediante la asignación de etiquetas a cada uno de ellos, que identificarán el tipo de archivo deseado de forma más rápida y eficiente. Se trata de un sistema indicado especialmente, para cuando no se puede cambiar el nombre del archivo, por el motivo que sea. La inserción de estas etiquetas es una forma muy acertada de distinguirlas.

Artículos misma categoría Contabilidad

El cuadro de mando integral: qué es y para qué se utiliza

El cuadro de mando integral: qué es y para qué se utiliza

Cuadro de mando integral es una de las herramientas más rentables y efectivas que sirve para poner en práctica el plan estratégico de la entidad desde el punto de vista de la dirección general
El mejor programa de almacén para pymes

El mejor programa de almacén para pymes

Openpyme es un sotware gratuito creado por la universidad de tenerife, por medio de su oficina de software libre. se trata de un programa que las pequeñas y medianas empresas no dudarán en utilizar una vez hayan comprobado todas las prestaciones y la fiabilidad que ofrece, convirtiéndose para ellas en una herramienta que llegará a ser imprescindible.
¿Qué son los ratios financieros?

¿qué son los ratios financieros?

Un "ratio" es sólo una comparación entre dos cosas diferentes. los ratios financieros representan relaciones entre magnitudes expresadas en unidades monetarias procedentes de las cuentas del balance entre sí, o de éstas con las cuentas de pérdidas y ganancias. buscan medir el rendimiento de la empresa dentro del contexto del negocio que desarrolla y así evaluar sus objetivos y estrategias.
El secreto profesional para conseguir la mejor financiación de empresa

El secreto profesional para conseguir la mejor financiación de empresa

Para poder obtener la mayor financiación en una empresa hay que seguir un secreto profesional como el que se cita a continuación para ello. de estas formas se puede sacar una empresa adelante y realizar unas mejoras muy notables que puedan garantizar unos resultados u objetivos de mayor éxito.