No se ha registrado? Crear un OverBlog!

Crear mi blog

Tres ideas para una organización eficaz de los archivos

Cuando se manejan grandes cantidades de archivos, es fundamental mantener un orden, para su rápida localización y acceso. Esta recomendación, es aplicable a archivos de datos en formato de papel y archivos informáticos. Evidentemente la gestión de archivos será diferente para cada caso, pero en este artículo, se expondrán algunas formas de mantenerlos ordenados y a mano, con ayuda del ordenador.

Clasificación de los archivos por varios criterios

En primer lugar, se debe clasificar y ordenar los archivos por varios criterios. Algunas ideas, podrían ser estas : Utilizar elementos diferenciadores para su localización, tales como : Colores: una idea muy útil para localizar y diferenciar un fichero determinado, de entre otros muchos, es personalizar los tipos de carpetas que los contienen, con colores diferentes. Por ejemplo, se podría asignar el color rojo para los archivos pendientes, y el color verde para los archivos antiguos. Dependiendo de en cuantas categorías se quieran archivar los documentos, se podrán utilizar más o menos colores. Iconos: otra idea de clasificación y localización rápida de un archivo, es crear iconos identificativos, que ayuden a su búsqueda. Nombres que identifiquen el archivo, de manera que su localización se pueda efectuar de manera manual o automática, gracias al buscador de archivos de Windows. Si hay archivos similares dentro de la misma categoría, lo recomendable es escribir el nombre y la fecha, por ejemplo. Separar por tipo, se debe separar los archivos personales de los profesionales, para facilitar su localización. Usar accesos directos, también es muy útil para acceder directamente a los archivos y evitar largos tiempos de búsqueda.

Crear copias

Una práctica muy útil, y a la vez muy sencilla, es crear copias de un determinado archivo, que encaje en varias categorías. Esta idea, además de facilitar su búsqueda, también garantiza la vida del archivo, si en alguna de las otras carpetas se llegara a destruir. Además, el hecho de crear copias, permite conservar el archivo original y poder hacer modificaciones de éste sin que afecte a la estructura del archivo original.

Agregar tags o etiquetas a los archivos

Por último, pero no menos importante es el sistema de localización de archivos mediante la asignación de etiquetas a cada uno de ellos, que identificarán el tipo de archivo deseado de forma más rápida y eficiente. Se trata de un sistema indicado especialmente, para cuando no se puede cambiar el nombre del archivo, por el motivo que sea. La inserción de estas etiquetas es una forma muy acertada de distinguirlas.

Artículos misma categoría Contabilidad

¿Cómo se interpretan los balances de empresas?

¿cómo se interpretan los balances de empresas?

Para interpretar el balance de situación de una empresa habrá que conocer lo que significa el activo, el pasivo y el patrimonio neto, así como tener conocimientos sobre el significado de cada uno de los elementos contables que lo integran.
¿Cómo realizar un presupuesto?

¿cómo realizar un presupuesto?

A la hora de realizar presupuestos, hay que tener en cuenta varios aspectos, tanto positivos como negativos, para que una vez realizado, se cumplan las expectativas y toda la información quede reflejada de modo correcto y comprensible.
¿Cómo se hace un análisis de precios unitarios?

¿cómo se hace un análisis de precios unitarios?

El análisis del precio unitarios (apu), es una herramienta importante en toda empresa sin importar su tamaño, sector o industria a la que se dedique. el uso de esta herramienta hará que su empresa se vuelva más competitiva y a su vez se volverá más exitosa. este artículo le ayudara a hacer un análisis de precio unitario en una manera clara y fácil de realizar.
Programas de nóminas: ¿Cómo calcular los atrasos y las retenciones de un trabajador?

Programas de nóminas: ¿cómo calcular los atrasos y las retenciones de un trabajador?

Puede darse el caso de que, muchas veces, no se pueda calcular exactamente una nómina, imposibilidades que pueden ser originadas por diferentes motivos, como el alargamiento de las negociaciones salariales o la posible tardanza en las formalizaciones de las nuevas tablas salariales o bien las finalizaciones de vigencias anteriores.