¿Cómo organizar una conferencia virtual?

En ocasiones resulta complicado reunir a los miembros de un grupo de trabajo o junta para una reunión en un mismo lugar físico. Las nuevas tecnologías ofrecen alternativas como las conferencias online. En este artículo se explicará cómo organizar conferencia virtual.

La nueva era de las conferencias

El ritmo de vida actual hace, en ocasiones, muy difícil la reunión física. Es por ello que las conferencias virtuales no son únicamente útiles para grandes empresas, si no para pequeñas y medianas empresas con suscursales; o incluso para organizaciones no lucrativas. A través de este medio pueden realizarse reuniones más allá de una corriente videollamada, con interacción y envío de documentos durante la conferecia, exposición de presentaciones a los asistentes e incluso reproducciones de videos. La sala de conferencias virtual es una completa emulación de una física.

Preparando la sala

Del mismo modo que en una sala física, han de realizarse ciertos preparativos medios. Recursos Todos los asistentes a la conferencia deberan de disponer de los recursos necesarios y óptimos. Aún pareciendo obvio, es importante disponer de una ordenador con un buen rendimiento y una amplia conexión ya que las videoconferencias consumen gran cantidad de recursos. Es importante asegurar que los asistenten disponen de una ordenador compatible con el soporte que se elegirá para la conferencia; un sistema operativo diferente puede ser una barrera Elegir el soporte Dependiendo de las características necesarias puede elegirse una aplicación de escritorio o una aplicación web. Si la prioridad reside únicamente en el audio, puede hacerse uso de clásicos como Skype o Ventrilo. En caso de buscar mejores características puede recurrirse a servicios como Mikogo, Yowie, Wormhole Web Conference. Este último ofrece excelentes alternativas, sin embargo, son de pago. Con la integración de las videollamadas en las redes sociales como Facebook o Google, esa se está convirtiendo en la alternativa más extendida para conferencias de trabajo espontáneas. Las Quedadas de Google, por ejemplo, ofrece la opción de compartir videos de youtube como, por ejemplo, una presentación que hayamos transformado a video.

La conferencia

No hay que olvidarse de los formalismos aunque se trate de una conferencia online. Los asistentes deben de ser notificados con suficiente antelación con instrucciones precisas sobre el lugar y la hora. Es recomendable adjuntar información sobre el soporte que va a ser utilizado, así como ofrecer un teléfono o correo de soporte técnico. La preparación para videoconferencia no debe de ser de menor que la de una conferencia o reunión física. Durante la conferencia Es crucial establecer un sistema para respetar los turnos. La limitación visual impide que los asistentes puedan ver quién está a punto de hablar a la vez que ellos. Independientemente de donde se encuentren los asistentes, la actitud ha de ser respetuosa y profesional. Si va a utilizarse alguna aplicación externa a la que se está utilizando para la conferencia deberá de informarse previamente para evitar retrasos en registros durante la conferencia. Siempre es recomendable disponer de una sistema alternativo para realizar la conferencia en caso de que el principal de un error a última hora.