Reformas de oficinas: consejos para no parar la actividad

Desde la perspectiva del cliente o empresa que está funcionando pero desea o necesita reformar sus oficinas y partiendo de que se poseen los recursos económicos para hacerlo, la prioridad principal es mantenerse en operación mientras duran los cambios. En este sentido, cada caso es particular y todo depende de seleccionar el mejor plan posible de reformas. Veamos por qué.

El mejor momento

Una vez que se tiene idea del diseño de oficinas requerido, el cual se ha nutrido y validado con la opinión de los principales afectados o involucrados dentro de la empresa, y además se ha revisado el posible impacto sobre clientes y suplidores, se tendrá la primera pista para evaluar el alcance de las reformas y así decidir el mejor momento para hacerlas. Mejor es realizarlas cuando la actividad baja, bien sea por vacaciones, época del año u otro período en el cual las operaciones se vean detenidas o ralentizadas. Asegúrese que sus empleados estén ganados al proyecto. Lo anterior incluye la designación de un responsable interno para "supervisar"el proyecto.

Seleccionar la Empresa para hacer las reformas

Costes, tiempo de entrega, calidad y responsabilidad post venta. De todos los elementos que inclinan la balanza, quizás estos sean los más importantes. El principal problema, siempre, es el retraso en las obras, el segundo, descubrir en directo las cosas que han quedado por fuera. La combinación de ambas puede ser embarazosa. La empresa seleccionada debe contar con recursos suficientes para poder “enderezar” sobre la marcha los escollos inesperados. Una cláusula de tarifa reducida para estos trabajos “adicionales” resulta útil para ambas partes.

Acordar el Plan de Reformas

La decisión final para hacer la selección y una vez contrastadas las ofertas recibidas, debe basarse en el Plan de Obras presentado. El plan debe contener todos los elementos necesarios para no detener la actividad del contratante. La secuencia de las tareas, las interfaces entre sistemas que deben interconectarse y así; de hecho, para preparar el plan, la empresa oferente debe “ponerse” en la actividad del contratante hasta entender “como funcionan allí las cosas”. De esta forma podrá incluir en el Plan los pormenores necesarios vistos desde la perspectiva del cliente, ademas de satisfacer las especificaciones legales y técnicas que hagan falta. El Plan es la columna vertebral de todo el asunto. Su seguimiento y evaluación constantes es también tarea del responsable por la empresa que contrata las reformas. Incluso esta figura suele ser contratada cuando en la empresa no existen personas con el conocimiento y experiencia necesario para hacerlo. Dejar “todo” en las manos del contratista suele ser comprometido. Nunca es buena idea pagarse y darse el vuelto. Claro, todo no acaba aquí; pero es un inicio. Comience por consultar con empresas de reformas. Están para servir.