Programa de inventarios: guía para optimizar el uso de este programa en la empresa

Los programas de inventario son una herramienta de gran uso en la empresa, ya que permiten controlar las existencias en los almacenes, tanto de piezas de recambio cuando se trata de montaje, como de existencias comerciales en el caso de las empresas dedicadas a la venta al público. Su buen uso permitirá impedir la temida ruptura de stocks, que tan grandes perjuicios puede acarrear.

El programa de inventario y su uso productivo

El programa de inventario o programa de almacén se ocupa de la gestión de mercancías a la empresa, de controlar su llegada, su manipulación y su almacenamiento, llevando un control preciso y puntual de quién recibió cada pedido, quién lo ha manipulado y el lugar exacto en que se encuentra. Además, un buen programa de inventario avisa a la gerencia cuando la línea de existencias esta a punto de agotarse, o cuando una pieza necesita ser reparada, si se ha programado el nivel mínimo de existencias o la vida útil de cada componente. Dependiendo del tipo de programa y sistema de inventario que se instale, puede utilizarse también para realizar los pedidos a los proveedores y puede traer incorporado un programa para facturar, que facilite la tarea administrativa y todo el proceso de preparación de pedidos.
Por último, un programa de inventario sirve para consultar los datos históricos de la empresa, de forma que se puedan analizar los ciclos anteriores, los clientes y sus pedidos de cara a planificar la producción, las existencias, o incluso los mejores momentos para que tomen las vacaciones los empleados de unas u otras secciones, según su carga de trabajo.

Optimización

El punto fundamental para la optimización de los programas de inventario reside en la precisión con que se introduzcan los datos y la calidad del análisis posterior que se realice. En ese sentido, es ideal manejar un lector de códigos de barras u otro tipo de códigos a la entrada y salida del almacén, de modo que el programa de inventarios pueda registrar cada entrada y cada salida, tal y como se hace, por ejemplo, en los supermercados, conociendo así con un par de funciones cuales son las existencias de cada referencia almacenada, cuando se compraron, cuando pueden caducar (en l caso de los productos perecederos) e incluso su valor económico. El segundo punto es el análisis histórico de los flujos, pero de eso se hablará en otro momento, por pertenecer al campo de la administración de empresas.