Reuniones de empresa: consejos efectivos para organizarlas

Las reuniones son una parte muy importante dentro de la vida de las empresas. En ellas se intercambia información de alta calidad e importancia para sus participantes. Aquí se analizan algunos consejos para organizarlas.

Reuniones de empresa

La empresa está compuesta por muchos elementos separados y personas que se dedican a distintas actividades y tareas. Sin embargo, uno de los objetivos de la compañía es hacer que estas personas trabajen con un fin en común. Es por esto que las reuniones de equipo, de directivos, de áreas, de filiales y muchos otros tipos de reuniones son menesteres de organización y puesta en funcionamiento de forma efectiva. Recursos Humanos debe asegurarse de que todos los que deseen organizar reuniones en las empresas tengan acceso al mobiliario y a los equipos que necesiten para hacer presentaciones o intercambiar datos con comodidad. Esto puede ser un reto cuando los recursos son limitados y las necesidades abundan. Sin embargo, los consejos aportados en la siguiente sección pueden ser de utilidad a estos efectos.

Organizando las reuniones

Salas de reuniones. Las salas de reuniones y conferencias reúnen todos los equipos y comodidades que los usuarios necesitan para llevar adelante reuniones efectivas y exitosas. Un buen sistema de salas de reuniones equipadas con asientos cómodos, amplias mesas, mesas adicionales para colocar bebidas y comestibles, un proyector, pantalla y material de videoconferencias hará las cosas más sencillas. En caso de que la empresa no pueda permitirse, sea económicamente o por el espacio que conlleva este movimiento, una sala de reuniones, estas siempre pueden alquilarse o rentarse fácilmente. Organización horaria. Este es otro punto de importancia. Programas como el Go-To-Meeting o el Outlook Express permiten organizar calendarios de reuniones para los diferentes actores de la misma. Por otro lado, se debe tener una tabla horaria de "reservas", manejada por el departamento de RRHH, para que los usuarios puedan reservar su sala de reuniones con anterioridad y la tengan a disposición para cuando la necesiten. El punto de la organización horaria es central si el usuario busca eficiencia en el manejo de los tiempos y buena disposición en los recursos físicos que posee la empresa. Siguiendo estos dos consejos, el usuario podrá llevar adelante la organización de las reuniones de su compañía con éxito rotundo.