Custodia de archivos: empresas especializadas

La custodia de archivos lleva aparejada por parte de las empresas que desarrollan esta actividad el cumplimiento de la LOPD (Ley 15/99 de Protección de Datos) en vigor desde Abril de 2008, dado que este servicio implica la guardia y custodia de material documental, así como la seguridad y proteccion de los archivos de los cuáles, son responsables.

El proceso de gestión documental

La custodia documental de archivo de documentos y archivo digitalizado, está señalado en un proceso que define de forma ordenada y metódica la organizacion archivos Consistente en Identificar, clasificar y ordenar. La descripción, así como su difusión, lugar donde se instala (el archivo), modo de transferirlos, valor del archivo, su selección e incluso la destrucción o conservación, han de basarse en los denominados Sistemas de Gestión Documental. Esto infiere en un aumento de la eficacia y ahorro económico a la hora de tratar los documentos (soporte papel o electrónico). Sistemas de Gestión documental de las Empresas Este tipo de empresas especializadas ofrecen servicios tales como: Grabación de datos, digitalización documental, copias de seguridad remotas, copias seguridad online, consultoria documental, outsourcing documental, catalogación y clasificación de bibliotecas, conversión e integración de datos, análisis documental, captura de datos (OCR), expurgo/destrucción confidencial y certficada de documentos, microfilmación, hasta la detección de plagas en bliotecas y archivos El abanico de servicios es amplio y como se mencionaba, las empresas de destrucción de documentos, están obligadas a certificar y guardar la confidencialidad de los archivos destruídos.

Normas de control de la calidad

Los servicios de gestión documental deben ceñirse a las diferentes normas ISO establecidas definen desde la digitilización de archivos hasta la destrucción de los mismos o su conservación. Normas ISO Gestión de documentos (ISO 15489 Partes 1-2, de 2001 y 2006).
Metadatos (ISO 23081).
Procesos de trabajo y modelo de la UE sobre los requisitos para la gestión y digitalización de archivos (Moreq2ISO 26122) o la DAESA (Data Exchange Standard for Archiving).
Sobre los de detección-extinción de incendios (ISO-14520, UNE-25573 y NFPA-2001) En España la Ley 11/2007 de 22 de junio, añade importancia al acceso electrónico de cualquier ciudadano a los Servicios Públicos. Dónde informarse Existe un directorio de empresas (empresas de digitalizacion de documentos, consultorias de organizacion y gestión documental) como de los servicios ofrecidos para la custodia de archivos y bibliotecas, sean privadas o pertenecientes a personas jurídicas. Todas ellas deben reunir los requisitos establecidos basados en la reglamentación europea, española y autonómica. Por último, el ICA/CIA (Consejo Internacional de Archivos) especifica que el nominativo archivo (palabra polisémica) tiene 3 acepciones referidas a: fondo documental, organismo, empresa, institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento documental. El local/edificio donde se custodia el fondo documental.