¿Cuáles son las reglas básicas de la organización de convenciones?

La organización de convenciones requiere tener planeado hasta el último detalle. Es por ello que saber paso a paso cómo actuar es fundamental para conseguir una organización de éxito. Las claves para la organización de convenciones, en las siguientes líneas.

Los puntos básicos para la organización de convenciones

Este tipo de organización es compleja únicamente porque son muchos aspectos a los que se debe atender. El alojamiento de los asitentes junto con la sede donde se realizará la convención, la elección y gestión de los ponentes, los traslados, la alimentación y otras partes del programa deben organizarse, planearse, configurarse y revisarse.
Además de ello, hay que atender a los contratiempos y cuidar que cada parte haya funcionado bien.
Lo más recomendable es empezar haciendo un borrador que incluye posibles ponentes, posibles sitios donde celebrar el evento y todas las demás cuestiones. Una vez se disponga de éste, se puede empezar a organizar, empezando por el sitio donde celebrar el evento y donde alojar los huéspedes, que deberá reservarse con bastante anticipación. Los sitios ideales son espacios grandes, salas de eventos que suelen utilizarse también como lugares para bodas. Los mejores organizadores de eventos para empresas serán los profesionales de las Relaciones Públicas (los licenciados en publicidad y relaciones públicas) o las personas especializadas en organización de eventos). Algunos sitios donde ampliar información al respecto y encontrar los mejores profesionales son OroganizarEventos.com, GestionaEventos.com y EventoPlus.com.

La diferencia entre congresos y convenciones

Los congresos y las convenciones no son lo mismo. Mientras que el primero es una reunión profesional que se realiza con el objetivo de realizar una discusión y un intercambio profesional o académico en torno a un tema que interese a sus participantes. Esta iniciativa puede ser por parte de una institución, por parte de un sector o abierta y voluntaria. Es de los eventos más complejos y en él se intercambian experiencias, se sientan bases para tomar decisiones y se exponen ideas para guiar investigaciones además de informar. Este evento alberga conferencias, coloquios, mesas redondas, talleres, seminarios, conferencias, etc. En el caso de la convención, el término se utiliza para una reunión de un sector o de una empresa o conjunto de las mismas para hablar sobre temas comerciales, ya sea sobre un producto, una marca o un mercado. Se trata de una convocatoria privada, pudiendo participar por invitación. Este tipo de eventos incluye un programa especializado que sirve como marco para las negociaciones.